Retailerii mari pornesc pregătirile pentru campaniile de tip Black Friday cu aproximativ trei luni înainte, transformând evenimentul într-un proiect masiv de logistică și infrastructură. Procesul începe încă de la sfârșitul verii, fiind structurat pe etape care acoperă prognoza cererii, gestionarea stocurilor și pregătirea sistemelor digitale. Această organizare riguroasă este necesară pentru a gestiona volumele enorme de tranzacții și produse care apar în perioadele de vârf.
În luna septembrie, nucleul pregătirilor este reprezentat de estimarea cererii prin documente de prognoză. Echipele comerciale analizează datele edițiilor anterioare, pe categorii și pe zile, pentru a anticipa evoluția pieței și a evita erorile de stocare. O supraestimare a cererii poate duce la blocarea capitalului în stocuri care rămân în depozit până în primăvară, în timp ce o subestimare provoacă epuizarea rapidă a produselor și pierderea clienților în favoța concurenței.
Luna octombrie este dedicată negocierilor cu furnizorii și reorganizării depozitelor pentru a asigura volumele necesare. Produsele cu vânzări estimate mari sunt mutate strategic aproape de zonele de ambalare, iar capacitatea de procesare este extinsă prin angajarea personalului temporar. Retaileri precum Notino încep să activeze pagini dedicate campaniei pentru a strânge abonamente la newsletter, un instrument care permite măsurarea interesului clienților pentru anumite categorii înainte de afișarea prețurilor.
În noiembrie, testul suprem este rezistența infrastructurii digitale în fața volumului de trafic. La eMAG, în 2025, prima oră de campanie a generat vânzări de 365 de milioane de lei, impunând o presiune imensă pe servere și procesatori de plăți. PayU România a raportat că, în dimineața Black Friday 2025, numărul tranzacțiilor procesate de la miezul nopții era cu 21% peste nivelul ediției precedente, în timp ce volumele valorice au crescut cu peste 10%.
După evenimentul principal, retailerii trec la etapa de livrări și gestionare a retururilor, care poate dura până la sfârșitul lunii noiembrie. În 2025, eMAG a comunicat că ultimele comenzi din campanie vor ajunge la clienți până pe 22 noiembrie. O tendință majoră este utilizarea punctelor de ridicare, cum sunt easybox, care au absorbit 81,7% din comenzi în localitățile unde erau disponibile, reducând astfel presiunea asupra curierilor.
Gestionarea fluxurilor de colete devine extrem de complexă în decembrie, când procesul de retur de la Black Friday se suprapune cu vârful comenzilor de Crăciun. Depozitele trebuie să opereze cu fluxuri în ambele direcții simultan: returnarea produselor neplăcute și expedierea noilor comenzi pentru sărbători. Această perioadă necesită o planificare extrem de atentă a spațiului de depozitare și a personalului pentru a susține ambele procese de operare.