Entreprenorii care gestionează o persoană fizică autorizată (PFA) sau un punct de lucru se pot confrunta cu o confuzie documentară majoră. Există două tipuri de certificate constatatoare care poartă același nume, dar au scopuri și costuri diferite. Unul este eliberat gratuit din dosarul de înregistrare, în timp ce celălalt trebuie comandat separat și contra cost. Alegerea greșită a documentului duce, de cele mai multe ori, la întoarcerea dosarelor de către instituțiile care le solicită.
În cazul PFA, există trei documente care pot fi confundate frecvent. Certificatul de înregistrare identifică entitatea și conține CUI-ul, fiind eliberat o singură dată la înființare. Ulterior, există certificatul constatator privind declarația pe propria răspundere, care este emis din oficiu și atestă îndeplinirea condițiilor de funcționare. În cele din urmă, certificatul constatator cu starea la zi este cel solicitat de bănci sau pentru dosare de finanțare, deoarece reflectă situația actuală a entității.
Problema ambiguității se aplică și pentru sediile secundare sau punctele de lucru. Registrul Comerțului eliberează un certificat constatator care atestă înregistrarea declarației privind condițiile de funcționare la o anumită adresă. Totuși, instituțiile pot solicita certificatul constatator cu situația la zi al firmei, în care punctele de lucru apar ca o rubrică specifică. Acesta este documentul care confirmă în prezent existența punctului de lucru, spre deosebire de cel emis la înființare care este doar o dovadă istorică.
O eroare critică poate apărea la verificarea activităților autorizate în cadrul acestor documente. O firmă poate avea un cod CAEN în obiectul de activitate, dar acesta trebuie să fie autorizat specific pentru locația respectivă. Autoritatea contractantă sau evaluatorul verifică dacă activitatea este autorizată la punctul de lucru relevant, nu doar dacă este menționată în registrul general. Dacă activitatea nu este autorizată pentru acel sediu, dosarul de finanțare sau licitația poate fi respinsă.
Pentru a evita erorile, trebuie verificate trei aspecte esențiale înainte de obținerea documentului. În primul rând, dacă instituția solicită „situația la zi” sau un termen de prospețime, este obligatoriu documentul comandat separat. În al doilea rând, dacă sunt necesare detalii precum capitalul social sau structura asociaților, certificatul de la înființare nu este suficient. În final, documentul cu situația la zi trebuie obținut cât mai aproape de data depunerii, pentru a respecta termenul de valabilitate de obicei acceptat.
În România, eliberarea acestor documente se realizează electronic prin baza de date națională a ONRC. Acest proces permite obținerea certificatelor în format digital, semnate electronic, fără a depinde de județul în care are sediul entitatea. Prin platforme specializate, documentul poate fi comandat online și poate fi primit pe e-mail în aproximativ trei minute, funcționând non-stop, inclusiv în afara programului de lucru al oficiilor județene ale registrului comerțului.