Angajatorii vor avea obligația de a se înrola în viitorul Spațiu Privat Virtual (SPV) al Inspecției Muncii, care va servi drept canal oficial de comunicare cu inspectoratele teritoriale de muncă. Implementarea acestui sistem va fi reglementată printr-un act normativ aflat în pregătire, care va stabili atât obligația de înrolare, cât și termenul limită pentru îndeplinirea acesteia. Procesul va urma modelul utilizat anterior la Reges-Online, asigurând o tranziție structurată pentru entitățile economice.
Conform declarațiilor făcute de Dantes Nicolae Bratu, noul sistem va permite centralizarea întregii corespondențe dintre angajatori și inspectoratele teritoriale. SPV-ul nu va fi un portal suplimentar, ci va deveni canalul unic prin care se va purta întreaga comunicare oficială. Prin această platformă, documentele vor circula în ambele sensuri, oferind trasabilitate și dată certă pentru toate actele transmise între părți, eliminând astfel procedurile tradiționale de tip analogic.
Dinspre inspectoratele teritoriale vor circula procese-verbale de control, măsuri dispuse, termene de conformare, avize, notificări și alte documente prevăzute de lege. Din partea angajatorilor, platforma va permite transmiterea documentelor solicitate în timpul controalelor, a dosarelor de cercetare a evenimentelor, a documentației pentru avizare, precum și a răspunsurilor sau clarificărilor. Acest flux digitalizat va asigura un singur loc pentru gestionarea tuturor solicitărilor și documentelor de personal sau de securitate.
Implementarea va fi realizată etapizat, urmând un calendar format din patru pași: adoptarea actului normativ, darea în folosință a SPV-ului, înrolarea etapizată a angajatorilor și atingerea țintei de relație fără hârtie. Până la finalizarea procesului, cele două canale de comunicare vor coexista. Dantes Nicolae Bratu a precizat că termenele exacte vor fi făcute publice imediat ce actul normativ va fi publicat, înainte ca obligația de utilizare să devină efectivă.
În paralel, Inspecția Muncii va utiliza platforma SIAMC 2.0 pentru gestionarea electronică și orientarea controalelor în funcție de riscurile identificate. Această platformă analitică va recalcula periodic indicatorii de risc, corelând datele online cu cele existente în sistemele instituției. Inspectorii vor avea acces mobil la aceste informații direct în timpul controalelor, însă Dantes Nicolae Bratu a subliniat că acest mecanism nu înseamnă intensificarea controalelor, ci o mai bună țintire a acestora.
Digitalizarea administrației publice prin astfel de platforme vizează reducerea birocrației și creșterea eficienței proceselor de control. În cadrul acestui proces de tranziție către formatul electronic, companiile sunt sfătuite să obțină o semnătură electronică calificată și să organizeze documentația de personal și de securitate și sănătate în muncă în format digital, pentru a facilita interacțiunea cu noile sisteme informatice.