Lipsa unor proceduri documentate și concentrarea tuturor responsabilităților în mâinile contabilului-șef reprezintă un risc major pentru continuitatea afacerilor. Conform unei analize realizate de reprezentanții EY România, companiile pot fi expuse la erori operaționale, întârzieri în raportările oficiale și costuri suplimentare. Această vulnerabilitate apare atunci când funcția financiar-contabilă depinde exclusiv de experiența și cunoștințele unei singure persoane din cadrul organizației.
Problemele devin vizibile în momentul în care contabilul-șef părăsește compania, își schimbă rolul sau devine indisponibil pentru o perioadă prelungită. Daniela Muntean, Senior Manager, și Diana Lupu, Partener, Global Compliance and Reporting, EY România, subliniază că astfel de situații afectează activități critice. Printre acestea se numără închiderea lunară, raportările statutare, gestionarea obligațiilor fiscale și menținerea relației cu auditorii externi.
Impactul plecării unui responsabil financiar depășește simplul proces de recrutare a unui înlocuitor. Companiile se confruntă cu perioade de integrare mai lungi și cu dificultăți în transferul cunoștințelor despre sistemele interne și particularitățile contabile. În plus, relațiile cu partenerii externi pot fi afectate, iar lipsa continuității poate duce la riscuri de conformitate și la necesitatea de a plăti costuri pentru suport extern.
Pentru a reduce aceste riscuri, specialiștii recomandă documentarea proceselor prin proceduri clare și definirea riguroasă a responsabilităților. Pregătirea unor planuri de succesiune și instruirea mai multor angajați pentru activitățile esențiale pot diminua dependența de o singură persoană. O altă strategie propusă este utilizarea serviciilor de Managed Services, care oferă acces la echipe externe de specialiști și la procese standardizate pentru activitățile contabile și fiscale.
Externalizarea unor operațiuni poate oferi flexibilitate în perioadele de audit sau în timpul proiectelor de transformare. Acest model permite echipelor interne să se concentreze pe analiza financiară, planificare și managementul performanței, mai ales când volumul de activitate crește. Reziliența funcției financiare devine astfel o componentă esențială a continuității afacerii, într-un context economic marcat de dificultăți în atragerea și păstrarea specialiștilor cu experiență.
Gestionarea corectă a funcției financiare este crucială în unicitatea pieței muncii actuale. Companiile se confruntă cu cerințe tot mai complexe de raportare și cu o competiție accentuată pentru talentele calificate. În acest peisaj, capacitatea de a menține procesele contabile funcționale, indiferent de fluctuația personalului, determină stabilitatea financiară și respectarea termenelor legale de raportare.