Certificatul constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului poate fi cauza descalificării unor firme, chiar dacă acestea au o situație juridică impecabilă. În timp ce un dosar pentru finanțarea IMM-urilor poate fi acceptat, o ofertă depusă într-o procedură de achiziție publică poate fi respinsă din cauza aceluiași tip de document. Diferența apare în modul în care evaluatorii interpretează documentul și în momentul exact al emiterii acestuia.
În cazul programelor de finanțare nerambursabilă, precum cele din PNRR, schemele gestionate de agenții pentru IMM sau submăsurile AFIR, evaluatorii verifică eligibilitatea solicitantului. Aceștia caută informații specifice, precum data înființării, codul CAEN principal, sediul social, structura asociaților și capitalul social. Pentru aceste verificări, autoritățile de management cer de regulă un format dedicat, numit certificat constatator pentru fonduri IMM, care oferă datele structurate conform cerințelor specifice de finanțare.
Autoritățile contractante din cadrul achizițiilor publice au priorități diferite, concentrându-se pe capacitatea de exercitare a activității profesionale. Comisiile de evaluare verifică dacă firma are autorizat codul CAE necesar contractului, nu doar dacă acesta este înscris în obiectul de activitate. O eroare frecventă este confundarea certificatului constatator de la Registrul Comerțului cu documentele constatatoare emise de beneficiarii contractelor anterioare, care atestă experiența de lucru a firmei.
Momentul emiterii documentului este critic, deoarece Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului nu stabilește o perioadă de valabilitate fixă. Totuși, finanțatorii și autoritățile impun propriile limite, de regulă între 15 și 30 de zile înainte de depunere. O greșeală clasică este obținerea certificatului la începutul procesului, când acesta devine nevalid până la finalizarea dosarului. Ordinea corectă necesită obținerea documentului ultima, imediat înainte de depunerea oficială a ofertelor sau a cererilor.
În procedurile de achiziție de peste pragurile legale, ofertantul completează Documentul Unic de Achiziție European, însă documentele justificative sunt cerute adesea doar celui clasat pe primul loc. În cazul licitațiilor din SEAP, certificatul constatator este necesar pentru a dovedi situația actuală a firmei. Dacă termenul de răspuns la o solicitare de clarificare este scurt și firma nu poate prezenta un document recent, aceasta pierde contractul, indiferent de calitatea ofertei financiare depuse.
Certificatul constatator este un document digital, emis de Registrul Comerțului sub formă de fișier PDF cu semnătură electronică și cod de bare. Este esențial ca firmele să încarce fișierul original primit, deoarece scanarea și tipărirea documentului duc la pierderea validității semnăturii electronice. Pentru a evita descalificarea, companiile trebuie să verifice dacă au nevoie de certificatul de bază, de cel pentru fonduri IMM sau de certificatul de insolvență, în funcție de cerințele specifice.