Regulile de repartizare a cheltuielilor de întreținere în asociațiile de proprietari pot genera dispute între locatari și administrație, în special în cazul schimbărilor de număr de persoane. Legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor reglementează acest proces. Proprietarii trebuie să înțeleagă că nu toate costurile sunt calculate pe numărul de locatari, unele fiind distribuite după consumuri individuale sau după cota-parte indiviză din proprietatea comună.
Un aspect esențial în calculul cheltuielilor repartizate pe numărul de persoane este durata șederii în apartament. Conform legislației, asociația poate decide ca persoanele care locuiesc temporar într-un spațiu cel puțin 15 zile pe lună să participe la plata acestor costuri. Astfel, o simplă vizită de câteva zile nu impune automat adăugarea persoanei respective la întreținere, însă pragul de 15 zile este cel care activează obligația de plată conform hotărârilor asociației.
Proprietarii au obligația legală de a informa administrația blocului cu privire la orice modificare a numărului de locatari. Această comunicare este necesară deoarece anumite costuri comune sunt distribuite în funcție de numărul de persoane din fiecare unitate locativă. În cazul unei absențe prelungite, un proprietar poate solicita scutirea de la anumite cheltuieli prin depunerea unei cereri în scris, însă trebuie să știe că această măsură nu elimină plata cotelor-parti aferente proprietății.
Situația copiilor sub vârsta de trei ani este adesea subiectul unor confuzii frecvente între locatari. Legea nr. 196/2018 nu prevede o scutire automată sau națională pentru toți copiii sub trei ani din România. În schimb, cadrul legal oferă asociației de proprietari posibilitatea de a hotărâ dacă aceștia vor fi exceptați de la plata anumitor cheltuieli repartizate pe număr de persoane. Decizia finală depinde strict de regulamentul intern adoptat de fiecare asociație în parte.
În cazul apariției unui nou-născut, familia trebuie să comunice administrației modificarea numărului de persoane care locuiesc în apartament. Dacă un proprietar consideră că lista de plată este eronată sau că o persoană a fost inclusă nejustificat, acesta poate contesta calculul în scris. Este recomandată păstrarea tuturor comunicărilor în formă scrisă pentru a putea gestiona eventualele dispute privind perioadele de absență sau modul de repartizare a costurilor comune.
Gestionarea cheltuielilor în condominii necesită respectarea strictă a procedurilor de comunicare stabilite de Legea nr. 196/2018. Deși asociațiile au o anumită autonomie în stabilirea unor scutiri, acestea trebuie să respecte cadrul general de funcționare a condominiilor. Orice modificare a numărului de locatari sau orice solicitare de scutire trebuie tratată conform hotărârilor adoptate de asociația de proprietari pentru a evita conflictele juridice.