Angajatorii vor avea obligația de a se înrola într-un nou Spațiu Privat Virtual (SPV) al Inspecției Muncii. Această platformă va servi drept canal oficial de comunicare între companii și inspectoratele teritoriale de muncă. Implementarea noului sistem va fi reglementată printr-un act normativ aflat în pregătire, care va stabili atât obligația de înrolare, cât și termenele limită pentru companii. Procesul va urma modelul utilizat anterior pentru sistemul Reges-Online.
Noul Spațiu Privat Virtual va permite centralizarea întregii corespondențe oficiale într-un singur loc, oferind trasabilitate și dată certă documentelor. Prin acest sistem, inspectoratele vor putea transmite procese-verbale de control, măsuri dispuse, avize sau notificări. În același timp, angajatorii vor putea trimite documentele solicitate în timpul controalelor, răspunsuri, clarificări sau dosarul de cercetare a evenimentelor. Dantes Nicolae Bratu a subliniat că SPV-ul nu reprezintă un portal suplimentar, ci un canal unic de comunicare.
Implementarea va fi realizată etapizat, urmând un calendar format din patru pași principali: adoptarea actului normativ, darea în folosință a SPV, înrolarea angajatorilor în intervalul stabilit prin lege și atingerea țintei de relație fără hârtie. Până la finalizarea procesului de tranziție, cele două canale de comunicare vor coexista. Dantes Nicolae Bratu a precizat că toate termenele exacte vor fi făcute publice după publicarea actului normativ, înainte ca obligația să devină efectivă pentru companii.
Inspecția Muncii va utiliza și platforma SIAMC 2.0, care va gestiona electronic documentele și va orienta controalele în funcție de riscurile identificate. Această componentă analitică va recalcula periodic indicatorii de risc, corelând informațiile colectate online cu datele existente în sistemele instituției. Inspectorii vor putea accesa aceste informații direct pe dispozitive mobile în timpul efectuării controalelor. Dantes Nicolae Bratu a menționat că acest mecanism nu vizează creșterea numărului de controale, ci o mai bună țintire a acestora.
Pentru a se pregăti de această schimbare, angajatorii sunt sfătuiți să obțină o semnătură electronică calificată. De asemenea, companiile ar trebui să desemneze o persoană responsabilă pentru relația cu inspectoratul și să organizeze documentele de personal și cele de securitate și sănătate în muncă în format electronic. Strategia de digitalizare și detaliile privind lansarea SPV au fost prezentate de Dantes Nicolae Bratu la congresul HRNext, desfășurat la București, pe 16 octombrie 2026.
Digitalizarea instituțiilor de stat prin platforme de tip SPV face parte dintr-un proces mai larg de modernizare a administrației publice. Această tranziție către comunicarea electronică vizează reducerea birocrației și creșterea eficienței în relația dintre stat și sectorul privat. Prin eliminarea fluxurilor de documente pe suport de hârtie, autoritățile urmăresc o gestionare mai rapidă a datelor și o trasabilitate sporită a tuturor actelor administrative emise în cadrul controalelor de muncă.