Companiile trebuie să gestioneze cu atenție fluxul de documente trimise către serviciile de contabilitate pentru a asigura înregistrarea corectă a operațiunilor. Deși legea nu impune o dată fixă pentru predarea actelor, termenul este stabilit prin contractul dintre firmă și contabil. În mod practic, se recomandă centralizarea documentelor lunii precedente în primele 5-10 zile ale lunii următoare, pentru a lăsa suficient timp până la termenele fiscale de la ANAF.
Lista documentelor necesare variază în funcție de activitatea și regimul de TVA al fiecărei entități. Facturile emise și primite reprezintă elementul central, însă modul de transmitere depinde de accesul contabilului la sistemele electronice. Este important de menționat că predarea actelor și transmiterea lor prin RO e-Factura sunt procese distincte. Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul pentru transmiterea facturilor în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii.
Pe lângă facturi, contabilul are nevoie de extrase de cont pentru a reflecta operațiunile efectuate prin conturile societății. Orice plată efectuată cu cardul firmei trebuie justificată prin documente corespunzătoare, deoarece simpla apariție în extras nu garantează deductibilitatea cheltuielii. De asemenea, documentele privind numerarul, precum chitanțele sau bonurile fiscale, trebuie transmise conform procedurilor stabilite. Orice tranzacție neobișnuită trebuie explicată imediat pentru a permite stabilirea tratamentului fiscal corect.
Pentru companiile cu angajați, fluxul documentelor se extinde și asupra informațiilor de personal. Pontajele trebuie transmise în timp util pentru calculul salarial, iar orice modificare precum primele sau bonusurile trebuie comunicată înainte de întocmirea statelor de plată. Un aspect critic este înregistrarea contractelor individuale de muncă în Registrul general de evidență a salariaților, operațiune care trebuie realizată cel târziu în ziua anterioară începerii activității angajatului, indiferent de natura zilei.
Calendarul fiscal impune respectarea unor date limită importante, precum ziua de 25 a lunii pentru anumite obligații. Decontul de TVA (formularul 300) și alte declarații pot avea termene care se pot amâna până în prima zi lucrătoare dacă data de 25 cade într-o zi nelucrătoare. De asemenea, declarația D394 se depune, de regulă, până la data de 30 a lunii următoare, iar raportarea D406 pentru SAF-T are ca termen ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare.
Responsabilitatea pentru organizarea contabilității revine administratorului sau persoanei care gestionează entitatea, conform Legii contabilității. Deși contabilitatea poate fi externalizată către persoane autorizate membre CECCAR, administratorul nu poate ignora fluxul de documente. Întârzierea transmiterii actelor poate duce la erori de raportare și la dificultatea de a rezolva neclaritățile înainte de scadențe, ceea ce poate genera consecințe juridice și sancțiuni în funcție de natura obligației fiscale nerespectate.
context_missing: true