Românii care au desfășurat activități profesionale atât în România, cât și în alte state europene pot valorifica perioadele de asigurare acumulate în fiecare sistem atunci când solicită pensia. Această procedură permite însumarea anilor de muncă pentru stabilirea dreptului la pensie, însă fiecare stat rămâne responsabil pentru calcularea și plata sumelor care îi revin persoanei, conform propriilor legislații naționale. Plățile pot începe în momente diferite, deoarece vârsta legală de pensionare variază de la o țară la alta.
Casa Națională de Pensii Publice utilizează termenul de „pensii comunitare” pentru a descrie aceste drepturi stabilite pentru persoanele care au lucrat în mai multe state membre. Regulile de coordonare se aplică nu doar în cadrul Uniunii Europene, ci și în relația cu Islanda, Liechtenstein, Norvegia și Elveția. Pentru verificarea stagiului necesar în România, anii realizați în țară sunt însumați cu perioadele confirmate de instituțiile competente din statele străine, ceea ce poate ajuta la obținerea dreptului la pensie chiar și pentru cei care nu au îndeplinit condiția de stagiu doar pe baza activității din România.
Calculul sumelor se realizează prin stabilirea unei pensii teoretice care ia în considerare toate perioadele confirmate, aplicând principiul pro rata temporis pentru a determina partea corespunzătoare fiecărui stat. Dacă solicitantul are dreptul la o pensie calculată exclusiv pe baza perioadei realizate într-un singur stat, instituțiile compară cele două rezultate și acordă suma mai avantajoasă. În cazul perioadelor de asigurare mai scurte de un an, lunile respective nu se pierd, ci sunt luate în calcul în țările unde persoana a fost asigurată pentru perioade mai lungi.
Cererea de pensionare trebuie depusă, în mod obișnuit, la instituția competentă din țara unde solicitantul are șediu permanent. Dacă persoana este stabilită într-un alt stat membru și a fost asigurată acolo, instituția respectivă va comunica direct cu autoritățile din România, eliminând necesitatea deplasării solicitantului în țară. În situația în care persoana nu a fost niciodată asigurată în statul de domiciliu, cererea este trimisă către instituția din țara unde aceasta a desfășurat ultima activitate de muncă.
Pentru dovedirea perioadelor de activitate anterioare datei de 1 aprilie 2001, solicitanții trebuie să prezinte acte precum carnetul de muncă sau adeverințe eliberate de foștii angajatori. De la această dată, evidențele sunt păstrate electronic, însă în lipsa carnetului de muncă, dovedirea se poate face prin acte obținute de la deținătorii legali ai arhivelor sau operatorii autorizați de Arhivele Naționale. Comisia Europeană recomandă ca solicitarea de informații să fie făcută cu cel puțin șase luni înainte de vârsta de pensionare, deoarece procedura poate fi mai lungă.
Sistemul de pensii din România este influențat de reglementările privind vârsta de pensionare, care în anumite scenarii poate suferi modificări. De exemplu, există prevederi prin care vârsta de pensionare a femeilor este programată să crească treptat până la 65 de ani până în anul 2035, în funcție de anul nașterii. Această evoluție a vârstei de retragere din activitate subliniază importanța verificării timpurie a condițiilor de pensionare în fiecare stat în care o persoană a lucrat pentru a evita surprizele legate de momentul plății.