Angajatorii vor fi obligați să se înroleze într-un nou Spațiu Privat Virtual (SPV) creat de Inspecția Muncii, care va deveni canalul oficial de comunicare cu inspectoratele teritoriale de muncă. Această platformă va centraliza întreaga corespondență dintre companii și instituție, permițând transmiterea documentelor în format electronic. Implementarea sistemului va fi reglementată printr-un act normativ aflat în pregătire, care va stabili și termenul limită pentru înregistrarea firmei.
Prin intermediul SPV, inspectoratele teritoriale de muncă vor putea transmite acte oficiale, precum procese-verbale de control, măsuri dispuse, avize sau notificări. În același timp, angajatorii vor putea trimite documentele solicitate pentru controale, dosarele de cercetare a evenimentelor și documentațiile supuse avizării. Sistemul va permite și transmiterea răspunsurilor, a clarificărilor sau a dovezilor privind îndeplinirea măsurilor, oferind posibilitatea de a urmări corespondența cu dată certă a transmiterii.
Procesul de implementare a noii platforme va urma patru etape distincte: adoptarea actului normativ, lansarea propriu-zisă a sistemului, înrolarea etapizată a companiilor și, în final, trecerea la o relație de lucru fără documente pe hârtie. Până la expirarea termenului stabilit prin lege, noile modalități de comunicare vor funcționa în paralel cu canalele existente. Detaliile privind datele exacte vor fi făcute publice înainte ca înrolarea să devină obligatorie pentru angajatori.
În paralel cu SPV, Inspecția Muncii va utiliza platforma SIAMC 2.0, destinată gestionării electronică a documentelor și orientării controalelor în funcție de riscurile identificate. Acest sistem analitic va recalcula periodic indicatorii de risc și va corela datele colectate online cu cele existente în sistemele instituției. Inspectorii vor putea consulta aceste informații direct de pe dispozitive mobile în timpul verificărilor, pentru o mai bună direcționare a activității de control.
Dantes Nicolae Bratu, inspectorul general de stat, a subliniat că SPV-ul nu este un portal suplimentar, ci canalul unic de comunicare. Acesta a precizat că utilizarea analizei automate a riscurilor nu are ca scop creșterea numărului de controale, ci o mai bună țintire a acestora. „Controlul orientat pe risc nu înseamnă mai multe controale. Înseamnă controale mai bine țintite. Un angajator care își ține documentele în ordine are tot interesul ca sistemul să poată vedea asta”, a declarat acesta.
Pentru a facilita tranziția către acest nou sistem, Inspecția Muncii recomandă companiilor să înceapă pregătirile prin obținerea unei semnături electronice calificate. De asemenea, firmele ar trebui să desemneze o persoană responsabilă pentru relația cu inspectoratul teritorial și să organizeze în format electronic documentele de personal sau cele privind securitatea și sănătatea în muncă. Această digitalizare vizează eficientizarea procedurilor administrative dintre sectorul privat și autoritățile de control.