Societățile și persoanele fizice autorizate (PFA) care sunt înregistrate în Registrul Comerțului înainte de 1 ianuarie 2025 au la dispoziție un termen limită pentru actualizarea codului CAEN. Această procedură vizează trecerea de la versiunea Revizia 2 la Revizia 3 a clasificării activităților economice. Termenul final de implementare este stabilit pentru data de 25 septembrie 2026, conform Hotărârii de Guvern nr. 284/2025, care a oferit o perioadă de 18 luni de la publicarea sa în Monitorul Oficial.
Obligația de actualizare este aplicabilă entităților care dețin coduri din Revizia 2, inclusiv societăților cu răspundere limitată, societăților pe acțiuni, regiilor autonome și persoanelor fizice autorizate. Această nouă clasificare, CAEN Rev. 3, este aliniată la standardul european NACE Rev. 2.1 și implică modificări precum redenumirea unor coduri sau împărțirea acestora în categorii mai specifice. Societățile înființate după 1 ianuarie 2025 nu au această obligație, deoarece au fost deja înmatriculate cu codurile din noua versiune.
Deși depășirea termenului de 25 septembrie 2026 nu atrage sancțiuni pecuniare directe sau radierea firmei, riscurile sunt de natură administrativă. ONRC a precizat că data respectivă este momentul în care autoritățile vor recunoaște exclusiv versiunea actualizată. Astfel, orice mențiune depusă ulterior, precum schimbarea sediului social, numirea unui nou administrator sau modificarea capitalului social, poate fi blocată dacă codul CAEN nu este actualizat conform noilor standarde.
Problemele pot apărea și în relația cu alte instituții, precum băncile sau ANAF, în cazul în care există neconcordanțe între codul de la Registrul Comerțului și declarațiile fiscale. În sectorul transporturilor, neconformitatea dintre activitatea licențiată și codul CA actual poate duce la respingerea cererilor de reînnoire a licențelor sau la blocarea extinderii flotei. Similar, în domeniul protecției mediului, autorizațiile emise de APM sau ANPM pot fi afectate dacă descrierea activității nu mai corespunde cu noile coduri din Revizia 3.
Procedura de actualizare presupune pregătirea unei cereri de mențiune însoțită de documentele societare actualizate și depunerea acesteia la Registrul Comerțului. Pentru această simplă operațiune de trecere de la Revizia 2 la Revizia 3, nu se impune plata unei taxe suplimentare, iar la final se va emite noul certificat de înregistrare. Este recomandat ca depunerea cererii să fie făcută înainte de termenul limită, pentru a evita eventualele întârzieri de procesare din partea instituțiilor.
În contextul actual, schimbările de reglementări economice și de clasificare a activităților sunt procese periodice necesare pentru alinierea la standardele europene. Acestea vizează atât structura de bază a companiilor, cât și modul în care datele sunt raportate către autoritățile fiscale și de reglementare. Menținerea conformității cu noile coduri CAEN este esențială pentru a asigura continuitatea operațiunilor comerciale fără blocaje administrative neprevăzute.