Angajatorii din România vor avea o nouă obligație legală, impusă de Inspecția Muncii: înrolarea într-un nou Spațiu Privat Virtual (SPV). Această platformă va funcționa ca un canal oficial de comunicare între inspectoratele teritoriale de muncă și companii, centralizând întregul flux de documente. Anunțul a fost făcut de inspectorul general de stat Dantes Nicolae Bratu în cadrul evenimentului HRNext, desfășurat la București pe 16 octombrie.
Noul SPV nu va fi doar un portal suplimentar, ci va deveni singurul instrument prin care se va purta întreaga corespondență oficială. Prin acest sistem, inspectoratele vor transmite procese-verbale de control, măsuri dispuse, avize sau notificări, în timp ce angajatorii vor putea trimite documentația solicitată, răspunsuri, clarificări sau dovada realizării măsurilor. Scopul final al acestei digitalizări este eliminarea totală a utilizării hârtiilor în relația dintre aceste părți.
Implementarea noului sistem va urma un proces structurat în patru etape clare: adoptarea actului normativ, lansarea platformei, înrolarea etapizată a companiilor și, în final, trecerea la relația fără hârtie. În prezent, un act normativ este în curs de pregătire pentru a stabili obligația de înrolare și termenele specifice. Până la aplicarea completă, Inspecția Muncii va utiliza și platforma SIAMC 2.0 pentru gestionarea electronică a documentelor, cele două canale urmând să coexiste temporar.
Sistemul SIAMC 2.0, finanțat prin PNRR, va permite utilizarea documentelor semnate electronic și va introduce un control inteligent bazat pe analiza automată a riscului. Această abordare nu va crește numărul de controale, ci le va face mai bine țintite, deoarece platforma analitică va recalcula periodic indicatorii de risc. Inspectorii vor putea accesa aceste informații direct pe dispozitive mobile în timpul efectuării controalelor, corelând datele online cu cele existente în sistemele instituției.
Pentru a se pregăti de această schimbare, Inspecția Muncii recomandă companiilor să asigure o semnătură electronică calificată pentru reprezentanți și să desemneze un punct de contact clar. De asemenea, este necesar ca documentele de securitate, sănătate în muncă și cele de personal să fie disponibile în format electronic. Actualizarea datelor de identificare și de contact este, de asemenea, un pas esențial pentru a facilita tranziția către noul canal de comunicare digitală.
Această digitalizare se înscrie într-un context mai larg de modernizare a administrației publice, similar cu modelul REGES-ONLINE, care a demonstrat că migrarea întregii economii către platforme digitale este realizabilă. Prin utilizarea infrastructurii STS și a unei arhitecturi pe servicii independente, instituția urmărește să elimine birocrația și necesitatea deplasărilor fizice la ghișeele inspectoratelor teritoriale de muncă.