Proprietarii de apartamente sunt obligați prin lege să comunice asociației de proprietari anumite schimbări care afectează structura sau numărul membrilor unei familii. Această procedură de notificare este esențială pentru menținerea evidențelor corecte și pentru calcularea exactă a cheltuielilor de întreținere. Conform legislației în vigoare, orice modificare care influențează numărul de locuitori trebuie raportată oficial pentru a evita erori în facturarea serviciilor de întreținere.
Conform art. 30 alin. (1) din Legea nr. 196/2018, proprietarul trebuie să anunțe președintele asociației situații precum nașterea unui copil, căsătoria sau decesul unui membru al familiei. Notificarea trebuie să includă și informații despre persoanele care ocupă spațiul prin închiriere sau prin contract de comodat. Această prevedere legală vizează atât chiriașii, cât și pe comodatarii care folosesc locuința în baza unui contract de comodat, asigurând astfel o imagine actualizată a ocupanților.
Procedura de informare trebuie îndeplinită strict prin comunicare scrisă către președintele asociației, deoarece o simplă discuție verbală cu administratorul nu este suficientă pentru respectarea obligației legale. Termenul de 10 zile pentru această notificare începe să curgă de la data la care s-a produs schimbarea în familie sau a fost luată persoana în spațiu. În cazul închirierii sau al comodatului, termenul de 10 zile se calculează de la data semnării contractului, chiar dacă mutarea efectivă are loc ulterior.
Responsabilitatea juridică pentru transmiterea acestor informații îi revine exclusiv proprietarului, nu chiriașului, indiferent de prevederile contractului de închiriere. Chiar dacă locuința este închiriată, obligația de plată a cotelor de întreținere rămâne în sarcina proprietarului, care poate recupera ulterior sumele de la chiriaș conform înțelegerilor interne. Orice acorduri private dintre proprietar și chiriaș nu pot fi folosite ca argument în fața asociației sau a furnizorilor de utilități pentru a justifica neplata facturilor.
Lipsa notificării în termenul legal poate duce la plata unor sume suplimentare la întreținere, deoarece cheltuielile pot fi calculate pe baza unor date învechite. De exemplu, dacă decesul unui membru al familiei nu este comunicat, persoana poate rămâne inclusă în calculul numărului de locuitori, generând costuri nejustificate. Deși legea nu prevede o amendă specifică pentru depășirea celor 10 zile, neactualizarea evidențelor afectează direct corectitudinea sumelor de pe lista de plată.
Reglementările care definesc obligațiile proprietarilor și modul de funcționare a asociațiilor de proprietari sunt menite să asigure o gestionare transparentă a resurselor comune. Aceste norme juridice fac parte din cadrul legislativ care reglementează proprietatea individuală și viețuirea în ansambluri locative, oferind un cadru de responsabilitate pentru toți participanții la gestionarea blocului de locuințe.